De pandemie zette een shift naar hybride werken in gang. Jobs waarbij je vijf dagen per week op kantoor wordt verwacht zijn zeldzaam en onze home offices worden intensief gebruikt. Werken vanuit je zetel of je tuin? Kan allemaal. Een evolutie die voordelen biedt, maar ook nieuwe uitdagingen met zich meebrengt.

Welk effect heeft die shift naar hybride werken op het mentaal welzijn van je werknemers? En hoe kan je je werknemer zo goed mogelijk begeleiden in de shift van 100% kantoorwerk naar hybride werken?

De evolutie naar hybride werken

De pandemie zorgde voor een stroomversnelling in het hybride werken, waarbij werken op kantoor afgewisseld wordt met thuiswerk of werken vanuit andere locaties. Uit de Future of Work Study blijkt dat 81% van de werknemers denkt dat hybride werken een blijver is en dat het het belangrijkste werkmodel zal zijn in 2024.

Nu het systeem zijn efficiëntie bewezen heeft, zetten we de mogelijkheid tot flexibel werken hoog op de prioriteitenlijst voor de ideale job. Wil je als organisatie talent blijven rekruteren en behouden? Dan kan je niet anders dan meesurfen op de hybride-golf, met veranderingen en nieuwe uitdagingen voor hr als gevolg. 72% van de bedrijfsleiders geeft toe dat hun organisatie geen gedetailleerde strategie heeft om die uitdagingen aan te pakken.

De uitdagingen van hybride werken

Een hybride werkvorm is aantrekkelijk omdat het heel wat voordelen biedt die het leven vergemakkelijken:

• Flexibiliteit: werknemers kunnen zelf kiezen waar en wanneer ze werken.
• Een betere work-lifebalance: je kan makkelijk schuiven met werkuren, zodat er een beter evenwicht komt tussen werk en privéafspraken.
• Meer controle over de eigen agenda en activiteiten.
• Meer (vrije) tijd omdat je minder tijd verliest aan transport.

Je zou dus kunnen stellen dat hybride werken een positief effect heeft op het mentaal welzijn en het geluk van werknemers. Maar is dat ook echt zo? De nieuwe manier van werken heeft immers alleen voordelen als de werkomgeving en de organisatie aangepast zijn aan een hybride werking. Bovendien vereist thuiswerk stressbestendigheid, planvaardigheid en discipline. Wie die skills (nog) niet heeft, functioneert dus (nog) niet optimaal in een hybride systeem.

De keerzijde van de medaille

Naast voordelen zoals flexibiliteit en extra vrije tijd, zorgt meer thuiswerk voor nieuwe uitdagingen en problemen:

• het onderlinge contact met collega’s is beperkt, waardoor je minder (snel) van elkaar leert.
• werknemers voelen zich minder verbonden met de organisatie en haar doelen, normen en waarden.
• wie vaak thuis werkt, voelt zich sneller eenzaam of geïsoleerd.
• het is moeilijker om te deconnecteren van je job als je huis je werkplek is, wat zorgt voor een always on-mentaliteit: het gevoel dat je heel de tijd aan het werk bent.
• de always on-mentaliteit en het gebrek aan een vaste structuur zorgen voor een hogere werkdruk, een lagere productiviteit en presenteïsme, omdat je het gevoel hebt geen deadline te hebben om je werk klaar te krijgen.
• wie hybride werkt, beslist zelf waar en wanneer de werkdag begint en eindigt en wanneer het tijd is voor een pauze. Die keuzevrijheid leidt tot beslissingsmoeheid, wat op lange termijn voor stress en vermoeidheid zorgt.
• minder contact met de leidinggevende en HR verhoogt de drempel om persoonlijke uitdagingen te bespreken.
• wie thuis werkt beweegt minder en brengt meer tijd zittend door, wat fysieke problemen kan veroorzaken.

Die negatieve aspecten zijn zichtbaar in cijfers. In een recente studie gaf 74% van de werknemers aan dat ze sinds ze thuiswerken een nieuwe uitdagingen ervaren met hun mentaal welzijn. Daarnaast werkten de respondenten gemiddeld 90 minuten meer per dag dan voor de pandemie, toen ze nog op kantoor werkten. In een ander onderzoek uit 2020 gaf 22% van de respondenten aan dat ze minder effectief waren op het werk dan voorheen.

In 5 stappen naar een gezonde hybride werkomgeving

Om het hybride systeem te doen werken, moeten de voordelen de nadelen overtreffen. Alleen zo kan je als organisatie een mentaal gezonde hybride werkplek creëren. Als hr verantwoordelijke speel je een belangrijke rol in die overgangsfase. Wil je de overgang naar een hybride systeem zo vlot mogelijk laten verlopen? Deze vijf stappen vormen een goede houvast:

Stap 1: connecteer met je medewerkers

Je kan pas inspelen op de noden van je mensen, als je goed weet wat die noden zijn. Dat lukt alleen door voldoende met je team te praten en vinger aan de pols te houden over de interne tendensen binnen je organisatie. Door naar je medewerkers te luisteren en hen te bevragen, bouw je een connectie op en toon je aan dat je om hen geeft, dat je hun noden kent en die respecteert. Benadruk ook dat je je er bewust van bent dat hybride werken een impact heeft op je mensen en dat je begrijpt dat het niet voor iedereen is weggelegd. Er is geen one-size-fits-all aanpak, probeer de specifieke noden van jouw organisatie te begrijpen en hier op in te spelen.

Stap 2: doe aan expectation management

Als je weet wat de noden zijn van je werknemers, kan je op basis daarvan en jullie bedrijfscultuur regels opstellen. Doe vervolgens aan expectation management door duidelijk aan te geven wat hybride werken inhoudt binnen jouw organisatie en welke verwachtingen daaraan gekoppeld zijn. Welke taken doe je het best thuis en welke op kantoor? Wanneer word je op kantoor verwacht? Op welke momenten ben je online en hoe communiceer je? Met duidelijke afspraken en verwachtingen verminder je stress en beslissingsmoeheid bij je mensen.

Stap 3: laat zien dat je geeft om je medewerkers

Eens je team de regels rond hybride werken kent, moet iedereen er zelf een evenwicht in vinden. Bij de ene gaat dat sneller dan bij de andere. Moedig je mensen aan om te praten over de bezorgdheden en uitdagingen die ze ondervinden en de impact op hun mentaal welzijn. Zo toon je dat je aandacht hebt voor je medewerkers en dat je hen apprecieert. Merk je dat er bepaalde zaken zijn die voor stress zorgen? Bied educatie en workshops aan die inspelen op de dingen waar ze mee worstelen: het evenwicht bewaren tussen werk en privé, time management, zelfdiscipline…

Stap 4: zorg voor een preventief en toegankelijk mentaal welzijnsbeleid

Met de drie voorgaande stappen speel je vooral in op de uitdagingen die zich voordoen tijdens de overschakeling naar een hybride werkomgeving. Het is belangrijk dat je ook zorgt voor een mentaal vangnet. Zeker nu je als leidinggevende in een hybride systeem minder de vinger aan de pols hebt over hoe je mensen zich voelen. Onthoud daarnaast dat voorkomen beter is dan genezen: een preventief beleid is effectiever dan een reactief beleid. Zorg dus dat je makkelijk bereikbaar bent. Externe mentale ondersteuning kan ook helpen om de drempel voor werknemers te verlagen en uitval te voorkomen.

Stap 5: overloop de stappen opnieuw en verbeter

Een gezonde werkomgeving creëren en behouden is een iteratief proces. Door deze stappen te herhalen, blijf je goed op de hoogte van wat er speelt binnen jouw organisatie en kan je telkens opnieuw inspelen op de actuele issues.

BloomUp is een digitaal platform dat het heel eenvoudig maakt voor werknemers om beroep te doen op externe mentale ondersteuning. In enkele klikken komen ze in contact met hun mentale sidekick waarmee ze samen aan hun uitdagingen kunnen werken. Door laagdrempelige hulp aan te bieden vermijd je als organisatie uitval en verhoog je de betrokkenheid met je werknemers.

‍